Hoewel de veralgemening van telewerken naar verwachting zal voortduren, is de professionalisering van bedrijven in hun benadering van hun digitale werkplek van cruciaal belang om de continuïteit van hun activiteiten en prestaties te waarborgen.

Deze digitale werkomgeving, die vanuit oplossingsoogpunt verenigd moet zijn, moet ook organisatorische en bestuurlijke regels bevatten om volledig operationeel te zijn.

(De meeste) Er is geen one size fits all

Rekening houden met de verschillende verwachtingen van medewerkers betekent flexibel zijn in het kiezen van de aangeboden oplossingen. Het lijkt dus een goede gewoonte, gezien deze diversiteit aan toepassingen, om een ​​catalogus aan te bieden van gereedschappen of materialen waarnaar wordt verwezen, waaruit het team het apparaat kiest dat het beste bij hen past.

Deze catalogus bevat daarom zowel een algemene basis voor het omgaan met bijvoorbeeld communicatie tussen medewerkers als een meer specifieke set van oplossingen. Bij Talan, een wereldwijde oplossing voor videoconferenties en een gemeenschappelijk intern sociaal netwerk dat door iedereen kan worden gebruikt, zijn er verschillende tools voor digitaal projectbeheer beschikbaar om aan te passen aan de verschillende behoeften en gebruiken van consultants.

Evenzo worden sommige IT-tools upstream-integratie aangeboden voor toekomstige werknemers.

Geconfronteerd met deze caleidoscoop is het noodzakelijk om een ​​uniform en coherent veiligheidsbeleid te voeren. Op een digitale werkplek worden veel data gedeeld en kunnen potentiële datalekken worden uitgebuit. Dit is ook een nalevingsprobleem met betrekking tot de AVG-vereisten.

Het beveiligen van een digitale werkplek omvat het opzetten van een eenmalige aanmelding (SSO) om te voorkomen dat werknemers meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden moeten wijzigen of zelfs het geven van trainingen voor werknemers om hen bewust te maken van de verhoogde risico’s van werken op afstand, thuis, in een coworking ruimte of zelfs in de openbare ruimte.

Hefbomen om talent aan te trekken en te behouden

Het onderwerp beperkt zich echter niet tot de keuze van technologische oplossingen. De digitale werkplek omvat een groot aantal maatschappelijke en organisatorische vraagstukken en de afdeling Human Resources loopt daarbij voorop.

Allereerst is het een belangrijke hefboom om talent aan te trekken en te behouden. Veel kandidaten stellen vragen over de betrokkenheid van het bedrijf bij de digitale werkplek en, naast de aangeboden oplossingen, in het bijzonder over hun impact op het milieu.

Daarom moet de digitale werkplek onderdeel zijn van een strategie voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Dit maakt het mogelijk om woon-werkverkeer en zakenreizen te verminderen – en dus de ecologische voetafdruk – en tegelijkertijd een betere balans tussen werk en privé te garanderen. Deze maatschappelijke en ecologische verwachtingen zijn niet generatiegebonden, maar vooral van het tijdperk en betreffen jonge rekruten en senior profielen.

Een ander HR-probleem: de evolutie van de managementpraktijk. Het beheren van uw team op afstand en niet langer aan uw zijde is een enorme verandering waar maar weinigen zich op hebben voorbereid. Managers moeten worden ondersteund in hun nieuwe rollen. Hij had ook te maken met andere verwachtingen.

Sommige profielen – zoals technici bijvoorbeeld – werken graag op afstand omdat ze hun werkplek zoveel mogelijk personaliseren, terwijl managementconsultants meer last hebben van een gebrek aan face-to-face discussies. De digitale werkplek kan als brug dienen door deze twee bevolkingsgroepen samen te brengen in een gemengd project.

Voorkomen van psychosociale risico’s

Als het gaat om verandermanagement, gaat het om het inbrengen van goede praktijken voor samenwerking op afstand in de wetenschap dat ze niet rigide zijn. Tijdens de eerste opsluiting was de boodschap “activeer je camera” om zwakke signalen van non-verbale communicatie beter te kunnen detecteren.

We realiseerden ons al snel dat video’s de mentale belasting en vermoeidheid gedurende de dag verhoogden door de visuele aandacht te versterken. Tegenwoordig is het gebruik van camera’s niet langer systematisch.

HRD moet ook bepaalde vormen van misbruik voorkomen van werknemers die op ongepaste uren verbinding maken met de digitale werkplek. Hoewel digitale technologie werknemers flexibiliteit biedt, mag deze flexibiliteit de privacy van hun collega’s niet aantasten. Het gaat er ook om dat je je aan de telewerkovereenkomst van de klant houdt.

Het recht om de verbinding technisch te verbreken kan worden gerespecteerd door automatisch meldingen te verzenden wanneer berichten ’s avonds laat of in het weekend worden verzonden. Ter illustratie: medewerkers van Talan ontvangen wekelijks rapportages in hun mailbox over de besteding van hun werktijd.

Dit vertrouwelijke rapport – noch management noch HR hebben toegang tot het rapport – stelt elke werknemer in staat om hun werkmethoden en -uren te kennen.

Om psychosociale risico’s te voorkomen, is het daarnaast belangrijk om een ​​enquête uit te voeren om het teammoreel te meten en vermoeidheidsniveaus te beoordelen. Op basis van deze resultaten kunnen preventieve acties zoals persoonlijke ontwikkelingstrainingen worden genomen.

Heroverweeg de indeling van de werkruimte

We zitten in een overgangsfase. Crisis is een schok die een nieuwe praktijk introduceert door medewerkers te empoweren en empoweren. De werkorganisatie is echter nog niet stabiel en men moet zich in een test- en studiemodus positioneren. De digitale werkplek moet flexibel genoeg zijn om deze veranderingen te ondersteunen.

De digitale werkplek wordt ook gevraagd om een ​​grotere rol te spelen in de werkorganisatie in de groeiende hybride modus, waarbij het beste van face-to-face en remote wordt gecombineerd. Dit moet teams ter plaatse en degenen die op afstand werken in staat stellen samen te werken met hetzelfde niveau van informatie en participatie.

De verspreiding van digitale werkplekken heeft ook impact op fysieke kantoren. De hybride modus leidt tot een heroverweging van de indeling van de werkruimte door meer speciale ruimte te bieden voor samenwerking en geluidsisolerende bubbels voor isolatie. Dit zou Talans volgende baan zijn.